Umsatzsteuerliche Behandlung von Auslagenersatz und durchlaufenden Posten

Verrechnet ein Unternehmer Kosten an seine Kunden weiter, so muss er stets prüfen, ob dieser Auslagenersatz umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht. Dabei ist zu beachten, ob der Kostenersatz Teil des Entgeltes ist und auf wen die ursprüngliche Rechnung ausgestellt wurde.

Auslagenersatz

Ein Leistungsaustausch setzt Leistung und Gegenleistung, das Vorliegen von zwei Beteiligten und die innere Verknüpfung zwischen Leistung und Gegenleistung voraus. Klassisches Beispiel ist die Lieferung einer Ware gegen ein bestimmtes Entgelt.

Ein solcher Leistungsaustausch liegt auch dann vor, wenn der Unternehmer für seine Leistung lediglich eine Gegenleistung in Höhe der Selbstkosten anstrebt. Ob der Unternehmer nämlich ein Entgelt nur in Höhe der Selbstkosten verrechnet, ob er einen Gewinnaufschlag vornimmt oder ob der Kunde lediglich einen Kostenbeitrag zu leisten hat, ist für die Einordnung als Leistungsaustausch unerheblich. Verrechnet der Unternehmer etwa für seine erbrachte Beratungsleistung nur das Kilometergeld, so ist dieser Betrag bei einem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer auch umsatzsteuerpflichtig zu verrechnen.

Ergänzend ist zu beachten:

Der Auslagenersatz teilt als Nebenleistung das umsatzsteuerliche Schicksal der Hauptleistung. Dies betrifft zum Beispiel die Versandkosten bei einer Lieferung. Das heißt: Für die Nebenleistung ist jener Steuersatz anzuwenden, der für die Hauptleistung zu berücksichtigen ist. Gleiches gilt für die Anwendbarkeit von Steuerbefreiungen.

Durchlaufende Posten

Als durchlaufende Posten bezeichnet man Beträge, die zwar vom Unternehmer weiterverrechnet werden, aber im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt oder verausgabt werden.

Durchlaufende Posten zählen nicht zum Entgelt, da die Vertragsbeziehung direkt zwischen dem Kunden des Unternehmers und dem Erbringer der Leistung zustande kommt. Die Rechnung des Erbringers lautet in diesem Fall auf den Namen des Kunden. Vom Unternehmer sind daher durchlaufende Posten netto, am besten separat ausgewiesen, an seinen Kunden zu verrechnen.

Zu den wichtigsten durchlaufenden Posten zählen Orts- und Kurtaxen, Rezeptgebühren, Begutachtungsplaketten für Autos oder von Rechtsanwälten oder Notaren weiterverrechnete Gerichtsgebühren.

Ist hingegen der Unternehmer selbst Vertragspartner des Erbringers der Leistung, dann ist der vom Unternehmer weiterverrechnete Auslagenersatz Teil seines Entgelts. Die Rechnung des Erbringers lautet in diesem Fall auf den Namen des Unternehmers. Der Unternehmer ist als Leistungsempfänger in die Leistungskette eingebunden. Ein solcher Auslagenersatz unterliegt der Umsatzsteuer unabhängig davon, ob in der ursprünglichen Eingangsrechnung an den Unternehmer eine Vorsteuer ausgewiesen ist oder nicht.