Jahresbeleg Registrierkasse
Für Start-, Jahres- und Schlussbelege bestehen eine verpflichtende Ausdruck- und Aufbewahrungspflicht. Der Jahresbeleg stellt gleichzeitig den Monatsbeleg für Dezember des jeweiligen Jahres dar (es gilt übrigens auch bei abweichendem Wirtschaftsjahr das Kalenderjahr). Dieser Beleg muss also ausgedruckt, aufbewahrt und mit der BMF Belegcheck-App geprüft werden.
Jahresbelege sind wie Startbelege zu prüfen wobei diese Prüfung spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres durchgeführt sein muss!
Der Registrierkassenpflichtige hat daher am Ende des Kalenderjahres bzw. am letzten Tag seiner getätigten Umsätze, grundsätzlich bis zum 31. Dezember, den Jahresbeleg herzustellen und nach Ausdruck aufzubewahren. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr bleibt im Zusammenhang mit der Registrierkassenpflicht ohne Auswirkungen. Die Bewerkstelligung des Ausdruckes obliegt dem registrierkassenpflichtigen Unternehmer.
Bei sogenannten Saisonbetrieben (zB Schwimmbad) kann dieser Vorgang auch zu Saisonende, spätestens jedoch vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr erfolgen.
Bei Unternehmen, deren Öffnungszeiten über Mitternacht hinausgehen, ist es möglich, den Monatsbeleg nach Ende der Öffnungszeiten zu erstellen, spätestens allerdings am nächsten Öffnungstag, so dieser zeitnah stattfindet (etwa eine Woche). In Monaten, in denen keine Geschäftstätigkeit stattfindet bzw. in denen aus geschäftlichen Gründen kein oder ein eingeschränkter Bedarf an Registrierkassen besteht, müssen für diese im jeweiligen Monat nicht verwendeten Kassen keine Monatsbelege erstellt werden.
Start-, Monats-, Jahres- und Schlussbelege sollten als solche bzw. als Nullbelege im Feld der handelsüblichen Bezeichnung gekennzeichnet werden. Wird nach einem Monats- oder Jahresbeleg noch ein Beleg ausgestellt, sind neuerliche Monats- oder Jahresbelege erforderlich. Ist die Erstellung der Monats- und Jahresbelege wegen Ausfalles der Registrierkasse nicht möglich, ist dies im Sinne § 132 BAO zu dokumentieren.
Betriebe, die keine Sperrstunde haben (Öffnungszeiten rund um die Uhr), können ihre Monats- bzw. Jahresbelege auch vor oder nach Mitternacht erstellen, wenn es der Geschäftsbetrieb zulässt. Der Zeitpunkt des Jahresbeleges soll in diesem Fall mit dem Jahresabschluss des Erfassungssystems zusammenfallen.
Wie gehen Sie vor: Sie benötigen zur Prüfung des Jahresbeleges wieder Ihren FinanzOnline Authentifizierungscode und ein mit dem Internet verbundenes Smartphone/Tablet. Drucken Sie den Jahresbeleg (= Monatsabschluss Dezember, unabhängig von Ihrem Wirtschaftsjahr) Ihrer Registrierkasse aus.
Damit der Schritt der Kassenanmeldung abgeschlossen werden kann, muss der von der Kasse erzeugte Startbeleg mittels der Prüf-App des BMF kontrolliert werden. Wie ein Startbeleg erstellt wird, ist am besten der Anleitung Ihrer Registrierkasse zu entnehmen. Die meisten Kassen werden dies automatisch bei Inbetriebnahme oder Aktivierung eines RKSV-Moduls durchführen. Mit Erstellen des Startbeleges wird der Umsatzzähler auf Null gestellt.
Bei der Prüfung des Jahresbeleges können eigentlich kaum Fehler auftreten, denkbar wären:
• Der Startbeleg der Registrierkasse wurde noch nicht geprüft.
• Es wurde der Jahresbeleg eines anderen Unternehmens geprüft.
• Es gibt ein technisches Problem mit der Registrierkasse.
Falls die ersten beiden Punkte nicht das Problem sind und auch die Fehleranzeige in FinanzOnline keinen Aufschluss gibt, muss wahrscheinlich Kontakt mit dem Kassenhersteller aufgenommen werden.
Falls Sie Hilfe benötigen melden Sie sich bitte rechtzeitig bei Ihrer Sachbearbeiterin. Wir helfen Ihnen gerne!