Aufbewahrung von Belegen

Die abgabenrechtliche Aufbewahrungspflicht beträgt grundsätzlich sieben Jahre. Sie gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Einkünfteerzielung.

Zweck der Aufbewahrungspflicht von Belegen und Aufzeichnungen ist es, der Abgabenbehörde die verlässliche Prüfung der Richtigkeit von erklärten Umsätzen und Einkünften zu ermöglichen.

Für Steuerpflichtige, die Bücher und Aufzeichnungen führen, besteht nach der Bundesabgabenordnung (BAO) grundsätzlich eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht. Von der Aufbewahrungspflicht sind sämtliche steuerrelevanten Belege, Geschäftspapiere und Aufzeichnungen umfasst.

Beispiel: Eine mit 3.1.2021 datierte Eingangsrechnung muss bis zum 31.12.2028 aufbewahrt werden. Erst am 1.1.2029 darf man die Buchhaltungsunterlagen 2021 samt den zugehörigen Belegen vernichten.

Längere Aufbewahrungspflichten

Für folgende Unterlagen bestehen längere Aufbewahrungspflichten:

•  Unterlagen im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug von Grundstücken und Gebäuden  müssen gemäß Umsatzsteuergesetz bis zu 22 Jahre lang aufbewahrt werden. Das ergibt sich aus dem 20jährigen Berichtigungszeitraum von Vorsteuern und einer zweijährigen Errichtungs- bzw. Anschaffungsfrist.

•  Unterlagen im Zusammenhang mit COVID-19-Unterstützungen (Investitionsprämie, Kurzarbeit, etc.) müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

•  Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One-Stopp-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird, müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Die Unterlagen müssen darüber hinaus länger als sieben Jahre aufbewahrt werden, wenn sie für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind (Abgabenverfahren: Beschwerde, Betriebsprüfung oder gerichtliches/behördliches Verfahren).

Archivierung auf Datenträgern

Die Belege, Aufzeichnungen und Buchhaltungsunterlagen können elektronisch archiviert werden. Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist.

Was Sie niemals vernichten sollten

Keinesfalls sollten Unterlagen vernichtet werden, die zur Beweisführung in den Bereichen Arbeits-, Bestands-, Eigentums- oder Produkthaftungsrecht dienen.

Sanktionen bei Nichtaufbewahrung der Unterlagen

Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen sowie den dazugehörigen Belegen kann sich eine mittelbare Schätzbefugnis für die Abgabenbehörde ergeben. Derartige Schätzungen sind naturgemäß nicht immer im Sinne
der Steuerpflichtigen. Ohne jegliche Aufzeichnungen können diese auch nur schwer bekämpft werden.

Hinweis:
Sollten die Unterlagen vorsätzlich nicht aufbewahrt worden sein, so handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit, welche eine Geldstrafe von bis zu EUR 5.000,00 nach sich ziehen kann.