ECA-Schreiner und Stiefler Steuerberatungsgruppe

Steuerberater und Wirtschaftstreuhand Krems an der Donau

Die Kassenrichtlinie 2012 ist seit 1.1.2013 in Kraft getreten – wir haben darüber in vorangegangenen Ausgaben des ECA-Monats mehrfach informiert. Bei Betriebsprüfungen wird nunmehr verstärkt Augenmerk auf die Kassa gelegt und geprüft, ob die Kassenführung bzw. die eingesetzte Kassa an sich auch der Richtlinie entsprechen.


Um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung beurteilen und überprüfen zu können, ist das Vorhandensein und die Vorlage der Beschreibung einer sogenannten Einrichtung nach § 131 Abs. 2 und 3 BAO erforderlich. Die Finanzverwaltung nennt diese neue Dokumentationspflicht kurz „Beschreibung der E 131". In dieser Beschreibung muss jeder Kasseninhaber dokumentieren, durch welche Maßnahmen bei der jeweiligen Kassa, bzw. beim jeweiligen Kassensystem, die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle gesichert wird und wodurch dies auch leicht und sicher nachweisbar ist. Konkret handelt es sich um ein mehrseitiges Schriftstück, das die Funktionsweise der verwendeten Kassa konkret beschreibt. Wenn diese „E 131" einmal erstellt wurde, besteht die Möglichkeit, dieses Dokument dem Finanzamt vorzulegen, um sich die Ordnungsmäßigkeit bestätigen zu lassen. Wie so oft, lässt sich das Finanzamt dabei aber eine Hintertüre insofern offen, als es sich nicht um eine „Zertifizierung" des Kassensystems handelt.

Konkret sind die Ausführungen der E 131 ein Teil einer Verfahrensdokumentation und sollen beschreiben:

• durch welche technischen und sachlogischen Maßnahmen die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe sichergestellt wird. Damit soll vor allem das elektronische Radierverbot sichergestellt und beschrieben werden;
• wie der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle geführt werden kann – zum Beispiel durch das mitprotokollierende Journal als Kontroll- und Prüfungsgrundlage;
• zu welchem Kassentyp die Kasse gehört – es gibt bekanntlich 3 Grundtypen, wobei der Kassentyp 2 in vier weitere Untertypen unterteilt werden muss;
• zusätzliche (auch freiwillige) technische Sicherheitsmaßnahmen (zB. freiwillige generelle Belegerteilung, Signaturen, Protokolle, revisionssichere Datenspeicherung, usw.).

Im Originaltext verlangt die Finanzverwaltung: „Dabei sind insbesondere die Prozesslogik der angewandten technischen Maßnahmen, also die Abstraktion der durch die Sicherheitstechnik beabsichtigten und umzusetzenden sichernden Abläufe und Prozesse, deren technische Umsetzung, sowie die dadurch tatsächlich erzielten Sicherheitswirkungen in Bezug auf die Einhaltung des elektronischen Radierverbotes darzustellen."
Wie dies nun in der Realität aussehen soll, hat das Bundesministerium für Finanzen im Juli 2013 mittels Muster kundgetan. Wenn man sich dieses Muster durchliest, ist man selbst als gebildeter Akademiker ohne Spezialausbildung in Informationstechnologie gefordert, die Gebrauchsanleitung einer Kassa und die damit zusammenhängenden Prozesse in eine solche „E 131" zu übersetzen.
Nun kann man sich darüber ärgern und bei der nächsten Betriebsprüfung über die Sinnhaftigkeit solcher Regelungen trefflich diskutieren, oder sich dieser geltenden Richtlinie unterwerfen und entsprechend professionell reagieren. Zweiteres ist jedenfalls anzuraten.
Sofern man die Tauglichkeit der Kassa nicht schon überprüfen ließ und auch die Beschreibung der E 131 angefertigt hat, sollte man sich umgehend mit seinem Kassenhersteller bzw. Verkäufer der Kassa in Verbindung setzen, um diese Pflichtaufgaben raschest nachzuholen.
Da sich die Finanzpolizei gerne neue Schwerpunktthemen vornimmt, kann man davon ausgehen, dass in Zukunft diese „Sondertruppe" der Finanzverwaltung ohne Ankündigung im Betrieb steht, um die Kassenrichtlinie zu überprüfen. Spätestens in diesem Moment wird jeder Unternehmer/jede Unternehmerin froh sein, wenn unter der Kassa eine entsprechende Beschreibung der E 131 aufliegt und den Beamten ausgehändigt werden kann.

ECA-Steuertipp:
Sollten Sie noch keine E 131 haben, setzen Sie sich umgehend mit Ihrem ECA-Steuerberater in Verbindung, um diese gemeinsam mit Ihrem Kassenhersteller zu erstellen.