ECA-Schreiner und Stiefler Steuerberatungsgruppe

Steuerberater und Wirtschaftstreuhand Krems an der Donau

Wir haben schon mehrmals über die durch das so genannte Betrugsbekämpfungsgesetz eingeführten neuen Anforderungen an das Rechnungswesen informiert.Erfahrungen aus aktuellen Betriebsprüfungsfällen haben uns gezeigt, dass diese jetzt mit immer strengeren Maßstäben gemessen werden. Daher fassen wir die wesentlichen und seit 2008 geltenden Bestimmungen nochmals zusammen:

Elektronisches Radierverbot
Einmal eingegebene Daten dürfen nicht veränderbar sein oder die Änderung muss dokumentiert werden.

Bareinnahmen müssen täglich einzeln aufgezeichnet werden
(Ausnahme: Umsatz unter EUR 150.000,00 und Umsätze im Freien)

Summenbildungen müssen nachvollziehbar sein!

Ermittlung der Tageslosung auf indirektem Weg (Kassasturz)

Auch wenn die vereinfachte Ermittlung der Tageslosung zulässig ist, muss diese nachvollziehbar sein. Es müssen täglich Anfangs- und Endbestand der Kassa, Bareingänge, die keine Erlöse sind (zB. Bareinlagen) und Barausgänge (Privat-Entnahmen, Ausgaben für den Betrieb, Bankeinzahlungen, usw.) aufgezeichnet werden. Die Ermittlung der Tageslosung hat spätestens am nächstfolgenden Arbeitstag und für jede Kassa gesondert zu erfolgen. Hilfsmittel wie Geldzähllisten oder ähnliches sind aufzubewahren.

Einzelaufzeichnungen

Es müssen die einzelnen Bareingänge aufgezeichnet werden, nicht die Einzelprodukte. Wenn aber Aufzeichnungen geführt werden, die darüber hinausgehen und für die Steuern von Bedeutung sind, müssen diese aufbewahrt werden (zB. Kellnerbons).

Vollständige Losungsermittlung

Wenn Details aufgezeichnet werden, kann die vereinfachte Losungsermittlung (Bareingänge) nicht angewandt werden.

Beispiel: Wenn eine Registrierkassa vorhanden ist, müssen deren Daten aufbewahrt werden.

Gutscheinverkauf

Bei Verkauf von Gutscheinen ist die Einnahme für den Bon aufzuzeichnen und nicht die spätere Warenausgabe.

Mechanische Registrierkassen, Registrierkassen ohne Datenspeicher

Es besteht eine hohe Anforderung an die Vollständigkeitsdokumentation. Die Journalrollen müssen chronologisch und geordnet aufbewahrt werden.

Gratislieferungen

Wenn Waren oder Dienstleistungen gratis erbracht werden (zB. Gratisbons), so sind diese grundsätzlich nicht aufzuzeichnen Unterlagen darüber sind aber für Nachkalkulationen erforderlich, um den Material-einsatz erklären zu können.

Automaten

– Aufzeichnungen gesondert für jeden Automaten

– Festhalten von Zählwerkstand, Anzahl der verkauften Artikel, Erlöse je nach Automatentyp

– tägliche Entleerung ist nicht erforderlich

– Automaten ohne Zählwerke müssen nicht nachgerüstet werden

EDV-gestützte Aufzeichnungen

Es besteht ebenso eine hohe Anforderung an die Dokumentation der Vollständigkeit. Die Daten müssen laufend und lückenlos nummeriert sein (sog. Sequenznummern). Änderungen von Eingaben müssen programmtechnisch dokumentiert werden.

Nebenaufzeichnungen

Sonstige Unterlagen, die für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren. Dazu zählen beispielsweise Kalender, Zimmerpläne, Bestellungen, Bons, oder Reservierungsbücher. Das gilt auch für Unterlagen in elektronischer Form (zB. Hotelreservierungssystem, PDA-Daten in der Gastronomie).

UFS-Entscheidung zu EDV-System

Der unabhängige Finanzsenat hat zu einem EDV-System folgendermaßen entschieden: Wenn ein EDV-System Erlös-kürzungen in der Form zulässt, dass die Originaldaten überschrieben und nicht wiederhergestellt werden können, so spricht die Lebenserfahrung dafür, dass auch tatsächlich Erlöse verkürzt wurden. Folge: Schätzung mit hohen Zuschlägen.

Zertifizierung von Kassen- und EDV-Systemen

Die österreichische Finanzverwaltung zertifiziert Kassensysteme ausdrücklich nicht!

Manipulationsoptionen im EDV-System

Diese werden als schwerer sachlicher Mangel gesehen, der unmittelbar eine Schätzung auslöst. Das System gilt als nicht ordnungsgemäß. Eine Schätzung ist nur vermeidbar, wenn die Richtigkeit der Aufzeichnungen bewiesen werden kann, was bei Bareinnahmen aber so gut wie unmöglich ist.

Zur Verfügung Stellung von Daten auf Datenträgern

Daten müssen der Finanzverwaltung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden. Dies hat in Form von Druckdateien zu geschehen. Das Finanzamt steigt grundsätzlich nicht in das EDV-System des Unternehmens ein. Es sind die Daten der Buchhaltung, aber auch zB. Kassenjournale zu übergeben. Nicht in Datenform zu übergeben sind zB. Lieferscheine und Rechnungen. Dem Finanzamt überreichte Datenträger müssen wieder zurückgegeben werden und unterliegen der abgabenrechtlichen Geheimhaltungspflicht.

Papier statt Daten

Wird nur Papier (Ausdrucke, Kassenrollen) vorgelegt, obwohl Daten vorhanden sind oder auf Grund des EDV-Systems vorhanden sein müssten, wird dies als Unterlassung der Mitwirkungsverpflichtung angesehen. Dies wieder erleichtert die Schätzungsbefugnis des Finanzamtes.

Berechtigung zur vereinfachten Losungsermittlung

Diese kann – auch bei einem Umsatz unter EUR 150.000,00 – vom Finanzamt für bis zu 3 Jahre entzogen werden, wenn die Bücher oder Aufzeichnungen nicht den Vorschriften der Bundesabgabenordnung entsprechen.

Viele der oben getroffenen Beurteilungen stellen die Ansicht der Finanzverwaltung vor. Es bestehen erst wenig höchstgerichtliche Urteile.

ECA-Steuertipp:

Organisieren Sie ihre Grundaufzeichnungen bevor sich die nächste Betriebsprüfung anmeldet. Besonders Auswertungen aus dem EDV-System sollten rechtzeitig kontrolliert und richtig  eingestellt werden.
Wir helfen ihnen gerne dabei.