ECA-Schreiner und Stiefler Steuerberatungsgruppe

Steuerberater und Wirtschaftstreuhand Krems an der Donau

Ab April 2017 beginnt betreffend Registrierkassen die heiße Phase. Die Registrierkassensicherheitsverordnung tritt in ihrer vollen Ausprägung in Kraft.

Ab 1.4.2017 muss jede Registrierkasse mit einer sogenannten Sicherheitseinrichtung verbunden sein. Diese Einrichtung kann eine sogenannte Signatur- oder Siegelerstellungseinheit sein, welche in einem USB-Stick, in der Kasse direkt oder mittels Signaturkarte in einem Pinpad, das an die Kasse angeschlossen ist, integriert ist. Sie „signiert“ jeden Beleg elektronisch. Nach außen hin sichtbar wird dies durch einen QR-Code (oder Link) auf dem Beleg.

Entgegen der Befürchtung vieler und sich hartnäckig haltender Gerüchte ist diese Signatureinheit nicht permanent über Internet mit der Finanzverwaltung verbunden. Durch diese Signaturen auf den einzelnen Belegen sind jedenfalls zukünftig alle Barumsätze im elektronischen Kassenjournal in chronologischer Reihenfolge miteinander verknüpft. Eine Manipulation der registrierten Einnahmen ist durch die kryptographische Ineinander-Verkettung im Nachhinein ausgeschlossen, bzw. ist es für den Finanzamts-Prüfer ein Leichtes, eine nachträgliche Manipulation der Umsätze festzustellen.

Spätestens bis 1.4.2017 sind die bis dahin erworbenen Sicherheitseinrichtungen und Registrierkassen beim Finanzamt über Finanz-Online zu registrieren. Man ist dabei gedanklich dem System der Anmeldung eines Kfz oder einer Waffe gefolgt – mit dem Unterschied, dass im Sinne der Verwaltungsvereinfachung die Registrierung nicht durch die Behörde erfolgt, sondern der Steuerzahler sich gefälligst selbst darum zu kümmern hat.

Für die Inbetriebnahme und Registrierung der Sicherheitseinrichtung gibt es seitens des Bundesministeriums für Finanzen einen „Fünf-Schritte-Plan“:

1. Erwerb
Eine Signaturkarte für Ihre Registrierkasse muss von einem zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter oder dessen Registrierungsstelle erworben werden. Dies können bzw. sollten auch Kassenhändler und -hersteller sein.

2. Initialisierung
Für Ihre bestehende Registrierkasse wird meist zumindest ein Software-Update erforderlich sein, welches auch eine Verbindung der Registrierkasse mit der Signaturkarte ermöglicht. Diese Verbindung ist jedenfalls durchzuführen. Alle bis zur Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse aufgezeichneten Geschäftsfälle sollten vor der Initialisierung gesondert abgespeichert werden. Durch Updates besteht ein hohes Risiko, dass alle bisher gespeicherten Daten verloren gehen.

3. Startbelegerstellung
Um den Manipulationsschutz zu gewährleisten, ist nach der Initialisierung ein sogenannter Startbeleg mit dem Betrag Null zu erstellen.
Ab diesem Schritt können sie grundsätzlich mit Ihrer Registrierkasse in Betrieb gehen. Die ausgedruckten Belege sollten durch den QR-Code auch für Laien erkennbar den neuen Sicherheitsstandards entsprechen.

4. Registrierung
Bis spätestens 31.3.2017 sind Sicherheitseinheit und Registrierkasse(n) beim Finanzamt zu registrieren. Wenn man eine neue Kasse nach dem 31.3.2017 anschafft, weil man beispielsweise den Kassenhersteller wechselt oder überhaupt erstmals in die Registrierkassenpflicht hineingewachsen ist, muss die Registrierung binnen einer Woche nach Erstellung des (ersten) Startbelegs erfolgen. Je nach technischer Ausstattung des Systems sind die notwendigen Daten entweder über FinanzOnline einzugeben oder können vom System direkt an das BMF übermittelt werden.

5. Startbelegprüfung
Zu guter Letzt muss kontrolliert werden, ob die Registrierung sowohl der Sicherheitseinheit als auch der Registrierkasse erfolgreich waren. Dazu gibt es eine eigens dafür produzierte App des Ministeriums „BMF Belegcheck“. Um diese Prüfung durchführen zu können, muss jedoch vorher noch der sogenannte Authentifizierungscode angefordert werden. Dieser Authentifizierungscode, welcher bei der Registrierung (Schritt 4) vergeben wurde, ist direkt nach dem Scan in der App einzugeben. Damit ist die Startbelegprüfung abgeschlossen. Man erhält eine Rückmeldung, ob die Prüfung erfolgreich war.