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Im Zuge von Betriebsprüfungen kommt es immer wieder zu Diskussionen, welche Grundaufzeichnungen zu führen sind. Das Finanzamt ist zur Schätzung im Falle eines mangelhaften Rechnungswesens berechtigt.

Die Aufzeichnungspflichten für Betriebe sind in Österreich in der Bundesabgabenordnung geregelt.

Grundsätzlich sollten folgende Vorraussetzung gegeben sein:

  • Bücher sollen in einer lebenden Sprache und mit den Schriftzeichen einer solchen geführt werden.
  • Die Eintragungen sollen der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden.
  • Die Bezeichnung der Konten und Bücher soll erkennen lassen, welche Geschäftsvorgänge auf diesen Konten (in diesen Büchern) verzeichnet werden.
  • Soweit Bücher oder Aufzeichnungen gebunden geführt werden, sollen sie nach Maßgabe der Eintragungen Blatt für Blatt oder Seite für Seite mit fortlaufenden Zahlen versehen sein. 
  • Die zu Büchern oder Aufzeichnungen gehörigen Belege sollen derart geordnet aufbewahrt werden, dass die Überprüfung der Eintragungen jederzeit möglich ist.
  • Die Eintragungen sollen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln erfolgen

Zu den Grundaufzeichnungen gehören folgende Unterlagen:

  • Hauptbuch und Journale aus der Buchhaltung
  • Sachkonten
  • Nebenbücher 
    dazu gehören: Anlageverzeichnis, Wareneingangsbuch, Kassabuch, Kundenkonten, Lieferantenkonten, Lohnkonten

Folgende Einzelbelege:

  • Inventuren inkl. der Zählliste
  • Losungsermittlungen lt. Barverrechnungsverordnung
  • Paragondurchschriften (Einnahmen)
  • Paragondurchschriften (Ausgaben)
  • Registrierkassenkontrollstreifen
  • Losungsblätter „Stricherlliste"
  • Eingangsrechnungen
  • Ausgangsrechnungen
  • Lieferscheine von Ausgangs- und Eingangsrechnungen
  • Bankauszüge
  • Sonstige Belege, wie Personalverrechnungsbelege und z.B. Urkunden

Unternehmensspezifische Unterlagen:

  • Preislisten (insb. bei Gasthäusern - Getränke & Speisekarte)
  • Vertreterabrechnungen
  • Angebote
  • Kalkulationen
  • Sonstige Unterlagen
    dazu gehören: Verträge, Gesellschafterbeschlüsse, Subventionszusagen, Klagen, Gerichtsurteile, Schadensmeldungen

ELEKTRONISCHE BELEGAUSSTELLUNG:

  • Alle elektronisch erfassten Dateien müssen laufend gespeichert werden und als ASCII Datei der Behörde zur Verfügung gestellt werden.
  • ASCII Dateien enthalten lesbare ASCII-Zeichen. Dies ist ein standardisierter Zeichencode zur Beschreibung von Klein- und Großbuchstaben, Zahlen und einigen Sonderzeichen. ASCII Dateien können mit einfachen Dateibetrachtungsprogrammen gelesen und bearbeitet werden, dadurch lassen sie sich leicht auf andere Betriebssysteme übertragen.

Aufbewahrungspflichten:

Grundsätzlich müssen alle Unterlagen 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, für das die Buchungen vorgenommen wurden, zu laufen. Bei einem Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres aus, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Darüber hinaus sind die Belege so lange aufzubewahren, als sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren (wie z.B. Prüfungen) von Bedeutung sind.

Für Belege betreffend GEWERBEBETRIEB                    7 Jahre

Für Belege betreffend GEBÄUDE                                 22 Jahre

Diese Frist hat sich auf 22 Jahre verlängert. Diese gilt für alle Grundstücke, die nach dem September 2012 erstmals als Anlagevermögen verwendet werden und wenn bei der Vermietung von Grundstücken für Wohnzwecke der Vertragsabschluss über die Vermietung nach dem September 2012 erfolgt.   22 Jahre beträgt die Frist für Grundstücke, die nicht ausschließlich unternehmerischen Zwecken dienen und für die hinsichtlich des privat genutzten Teiles ein Vorsteuerabzug in Anspruch genommen wurde.